Tu taller reparó una máquina para una fábrica. A los 45 días te llaman porque volvió a fallar. La persona de compras en la fábrica abre su copia de «Contrato_final.pdf» y encuentra 30 días de garantía. En el correo de tu equipo de ventas hay un archivo con el mismo nombre que dice 90.
Antes de contestarle al cliente, alguien tiene que encontrar el acuerdo. Ordenar la carpeta por fecha puede servir para empezar a buscar. El último archivo que guardaste podría ser el borrador de una negociación que nunca se cerró.
Cómo averiguar de dónde salió cada versión
Conserva los dos archivos tal como llegaron y localiza los correos o mensajes que los acompañaban. Empieza por la frase que enviaron con cada uno. «Te propongo ampliar la garantía» cuenta una historia distinta de «Adjunto el contrato que firmamos». Abre el adjunto de ese mensaje y comprueba qué plazo contiene.
Si conservas los originales en Word, la opción Comparar de la pestaña Revisar permite mostrar los cambios entre ambas versiones en un tercer documento. Te ahorra leer cuarenta páginas buscando una cifra. Para saber cuál se aprobó, vuelve al archivo firmado o al mensaje de aceptación que identifique esa versión. Guía de Microsoft para comparar documentos.
Qué guardar al cerrar el siguiente contrato
Imagina que el acuerdo quedó en 90 días. En el expediente de ese trabajo guarda el contrato con su anexo de garantía, las firmas o la confirmación que identifica el archivo y el comprobante de entrega, si lo tienes. Si meses después pactan otro plazo, incorpora también el convenio que lo modifica. Cuando vuelva a fallar la máquina, la persona que atienda el reclamo podrá seguir la historia aunque tú estés de vacaciones.
Qué aporta una constancia NOM-151
Cuando necesitas acreditar desde cuándo existía una versión, puedes obtener una constancia de conservación de un prestador de servicios de certificación acreditado. Al verificarla contra el archivo, puedes comprobar su integridad y que existía al menos desde el primer sello de tiempo. Conserva tanto el archivo como la constancia. Apéndice A de la NOM-151-SCFI-2016.
Si obtienes la constancia hoy, acredita la existencia de esa versión desde el sello de hoy. Para aclarar quién aceptó los 90 días hace seis meses, sigue siendo importante la firma o la respuesta que recibiste entonces.
En Guerrero Software ayudamos a empresas y despachos a reunir contratos, aprobaciones y constancias en un expediente que su equipo pueda consultar después. Así funciona un expediente electrónico probatorio.