Te llega un WhatsApp del despacho. «Ya quedó todo. ¿Me pasas la memoria con tu e.firma y la contraseña para enviarlo hoy?». Conoces a tu contador desde hace años. Te ha sacado de más de un apuro. Antes de mandar la carpeta, vale la pena contestarle «¿Qué documento quedó listo para mi firma?».

La respuesta cambia el siguiente paso. Tal vez necesita tu certificado para revisar un dato. O tal vez ya preparó una declaración y llegó el momento de que tú la revises y autorices el envío. Son tareas distintas.

Qué hay en esa memoria

El archivo que termina en .cer es tu certificado. Contiene datos del titular y la clave pública que sirve para verificar firmas. El que termina en .key guarda la llave privada. La contraseña de esa llave es la que permite usarla para firmar. Quien tenga los archivos necesarios y esa contraseña puede generar una firma con tu certificado mientras esté vigente.

Piensa qué ocurre después de enviar la carpeta por correo. Aunque confíes en la persona que la recibió, puede quedar una copia en la bandeja de enviados, otra en la computadora del despacho y otra en una descarga. Tú seguirías figurando como titular del certificado.

Una respuesta que permite terminar el trabajo

¿Me mandas el borrador y me dices en qué portal se presenta? Reviso el importe y el periodo, entro desde mi equipo y te comparto el acuse en cuanto termine.

Si el trámite requiere tu e.firma, abre el portal oficial por tu cuenta. Comprueba los datos de la versión que quedó en pantalla antes de firmar. Después guarda el acuse junto con la copia de lo que enviaste. Así, si dentro de seis meses necesitas aclarar un importe, ambos sabrán qué revisar.

Si la llave ya salió de tus manos

Cuando existe una circunstancia que pone en riesgo la privacidad de los datos con que firmas, el titular debe solicitar la revocación del certificado. El SAT explica cómo hacerlo y qué acuse conservar. Artículo 17-J del Código Fiscal de la Federación y trámite de revocación del SAT.

Esta misma separación sirve para los contratos de una empresa. Una persona prepara el archivo y quien tiene facultades para firmar recibe la versión definitiva. En Guerrero Software ayudamos a los despachos a organizar ese proceso y a decidir qué comprobante queda en cada expediente. Firma electrónica y conservación de documentos.